Việc chạy một sự kiện quy mô nhỏ đến trung bình thường giảm thiểu đến một điều: giữ việc đăng ký nhanh chóng và chính xác. Cho dù bạn đang tổ chức một hội thảo, pop-up, hội chợ trường học hoặc gặp gỡ cộng đồng, mộtmáy phát mã vạch số lượng lớnfor events giúp bạn tạo mã vạch vé sự kiện và ID người tham dự trong vài phút để bạn có thể xác minh nhập cảnh, giảm lỗi thủ công và giữ tổ chức.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách tạo mã vạch cho vé sự kiện bằng cách sử dụng một quy trình làm việc đơn giản, có thể lặp lại, cộng với các cách thực tế để sử dụng mã vạch để đăng ký, in huy hiệu và kiểm soát truy cập cơ bản.
Tại sao sử dụng mã vạch vé sự kiện để đăng ký?
Sử dụng mã vạch để bán vé là một trong những cách đơn giản nhất để hợp lý hóa quản lý nhập cảnh:
• Nhập nhanh hơn: quét mã vé thay vì tìm kiếm tên trong danh sách
• Xác nhận sạch hơn: mỗi ID vé được lập bản đồ với một hồ sơ người tham dự
• Ít sự nhầm lẫn: xử lý rõ ràng hơn nhân viên, VIP, nhà triển lãm hoặc khách
• Dễ theo dõi hơn: gọi nhanh cho các phiên, hội thảo hoặc món quà
Đây là nền tảng của một hệ thống mã vạch sự kiện nhẹ - không cần thiết lập nặng nề.
Sử dụng trường hợp cho máy phát mã vạch số lượng lớn cho các sự kiện
Một máy phát mã vạch số lượng lớn giúp tạo nhiều mã vạch độc đáo từ danh sách đơn giản của vé hoặc ID người tham dự - một cách nhanh chóng và có cấu trúc. Thay vì tạo mã từng một, các nhà tổ chức có thể chuẩn bị dữ liệu của họ trong một bảng tính và tạo ra một bộ mã vạch vé sự kiện hoàn chỉnh trong vài phút.
Vậy các trường hợp sử dụng chính là gì?
1) Mã vạch kiểm tra sự kiện để vào nhanh hơn
Đối với các sự kiện nhỏ, mã vạch kiểm tra sự kiện cung cấp một cách đơn giản và đáng tin cậy để quản lý nhập cảnh.
Sử dụng máy phát mã vạch hàng loạt cho phép tạo ra hàng chục mã vạch vé cùng một lúc, mỗi con người có thể đọc được ID vé. Điều này đảm bảo xác minh đáng tin cậy ngay cả trong điều kiện ánh sáng đầy thách thức hoặc khi chất lượng in khác nhau.
2) Dòng công việc phát huy hiệu tham dự để xác định tại chỗ
Nếu bạn cần thẻ tên, dòng công việc tạo huy hiệu người tham dự dựa trên mã vạch là đơn giản:
• Tên + vai trò (Khách / Nhân viên / Diễn giả)
• ID vé / mã vạch ID huy hiệu
• Tùy chọn: số công ty, phiên hoặc bảng
Bằng cách tạo mã vạch huy hiệu hàng loạt, các nhà tổ chức có thể nhanh chóng chuẩn bị nhận dạng tại chỗ hỗ trợ kiểm tra nhập cảnh nhanh chóng, phân phối tài liệu và theo dõi sự tham dự cho các buổi đào tạo hoặc hội thảo.
3) Hệ thống vé mã vạch để xác nhận cơ bản
Một hệ thống vé mã vạch đơn giản không cần phải phức tạp. Nhiều nhà tổ chức chạy một quy trình sạch sẽ với:
•ID vé duy nhất cho mỗi người tham dự
•mã vạch được tạo ra theo lô từ bảng tính
•một danh sách đăng ký (kỹ thuật số hoặc in) để đánh dấu sự tham dự
Cách tiếp cận này làm giảm sự trùng lặp vô tình và tăng tốc các hoạt động tại chỗ mà không biến sự kiện của bạn thành một dự án CNTT.
4) Kiểm soát truy cập sự kiện dựa trên mã vạch cho các khu vực hoặc phiên
Nếu sự kiện của bạn có nhiều phòng hoặc phiên, kiểm soát truy cập sự kiện dựa trên mã vạch có thể được thực hiện bằng cách sử dụng tiền tố ID vé hoặc các nhóm huy hiệu riêng biệt, ví dụ:
• VIP-xxxx để truy cập VIP
• Nhân viên-xxxx cho nhân viên nhập cảnh
• WS1-xxxx cho Workshop 1
• WS2-xxxx cho Workshop 2
Tạo các mã vạch này theo lô giữ cho các quy tắc truy cập nhất quán và dễ thực thi tại các điểm nhập cảnh, giúp nhân viên đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác trong sự kiện.
Cách tạo mã vạch cho vé sự kiện
Dưới đây là một quy trình làm việc thực tế, có thể lặp lại mà hoạt động đặc biệt tốt cho các doanh nghiệp nhỏ và các nhà tổ chức địa phương.
Bước 1: Chuẩn bị danh sách đăng ký sự kiện của bạn
Tạo bảng tính với một hàng cho mỗi người tham dự, ví dụ:
• ID vé (duy nhất)
• Tên
• Vai trò (Khách / Nhân viên / VIP)
• Phiên (tùy chọn)
Đây là dữ liệu nguồn mã vạch đăng ký sự kiện của bạn - đơn giản và dễ cập nhật.
Bước 2: Chọn loại mã vạch
Đối với các sự kiện, Mã 128 là một lựa chọn mạnh mẽ bởi vì nó nhỏ gọn và hỗ trợ chữ cái và số, làm cho nó lý tưởng cho ID vé như "VIP-1032".
Bước 3: Tạo mã vạch theo lô
Sao chép và dán cột ID vé vào máy tạo mã vạch của bạn và tạo tất cả các mã vạch trong một lô.
Khi đăng ký mới đến, bạn chỉ cần tạo một lô mã vạch khác và tải xuống chúng. Cách tiếp cận dựa trên lô này giữ cho quá trình nhất quán và có thể quản lý được cho việc đăng ký cuộn.
Nhiều máy phát mã vạch cũng cho phép bạn điều chỉnh các thuộc tính mã vạch cơ bản, chẳng hạn như biên văn bản dưới mã vạch và định dạng hình ảnh đầu ra (ví dụ: JPG hoặc PNG), giúp đảm bảo mã vạch vẫn rõ ràng, dễ đọc và dễ in.
Bước 4: In vé hoặc huy hiệu
Chèn mã vạch được tạo ra vào các tệp thiết kế vé hoặc huy hiệu của bạn, sau đó in chúng bằng máy in vé or máy in nhãn.
Bước 5: Đăng ký tại chỗ
Tại sự kiện, sử dụng:
• Máy quét mã vạch cầm tay, hoặc
• Một ứng dụng quét điện thoại di động
Quét mã vạch và xác minh nó với danh sách người tham dự của bạn để hoàn thành đăng ký trơn tru.
Tóm lại: Một quy trình làm việc sự kiện đơn giản mở rộng với bạn
Đối với các sự kiện nhỏ và vừa, việc tạo mã vạch số lượng lớn cung cấp một cách rõ ràng, dễ quản lý để xử lý vé, huy hiệu và đăng ký mà không cần sự phức tạp không cần thiết.
Bằng cách làm việc với các danh sách đơn giản và các lô lặp lại, các nhà tổ chức có thể giữ linh hoạt khi sự tham dự thay đổi, giữ sự tham gia được tổ chức tại chỗ và tập trung nhiều hơn vào chính trải nghiệm sự kiện thay vì phối hợp thủ công.
