Hầu hết các kiểm tra thiết bị vẫn dựa vào các biểu mẫu giấy hoặc tờ Excel. Các vấn đề tương tự xuất hiện nhiều lần: máy bị kiểm tra sai, biểu mẫu sai được sử dụng, hồ sơ bị mất tích và rất khó để chứng minh rằng một cuộc kiểm tra thực sự đã diễn ra. Khi kiểm toán đến, ai đó phải tìm kiếm qua các thư mục hoặc ổ đĩa được chia sẻ để tìm các ghi chú không đầy đủ.

AMã QRliên kết với danh sách kiểm tra của mỗi thiết bị thay đổi điều này. Một lần quét mở danh sách kiểm tra chính xác cho tài sản cụ thể đó. Kỹ thuật viên hoàn thành kiểm tra, thêm ảnh nếu cần thiết và hồ sơ được lưu. Quá trình này trở thành kỹ thuật số, tiêu chuẩn hóa và dễ theo dõi.

Lợi ích của kiểm tra thiết bị mã QR

Những cải tiến chính đến từ việc loại bỏ ma sát hàng ngày.

Các kỹ thuật viên không còn dành thời gian tìm kiếm đúng hình thức hoặc xác nhận máy mà họ đang đứng trước. Lỗi giảm vì danh sách kiểm tra được gắn trực tiếp với tài sản. Hình ảnh và dấu thời gian làm cho việc hoàn thành kiểm tra khó khăn hơn mà không có mặt. Khi kiểm toán viên yêu cầu hồ sơ, thông tin đã được tổ chức và dễ truy xuất.

Nhiều nhóm phát hiện ra rằng các cuộc kiểm tra kết thúc nhanh hơn và chất lượng hồ sơ được cải thiện. Công việc tuân thủ trở nên đơn giản hơn bởi vì bằng chứng rõ ràng và nhất quán.

Cách thiết lập kiểm tra thiết bị mã QR

Bạn có thể thiết lập một hệ thống làm việc mà không cần phần mềm phức tạp. Hãy làm theo các bước này:

1. Chuẩn bị danh sách thiết bị của bạn. Bao gồm một ID, tên và vị trí duy nhất cho mỗi tài sản.

2. Tạo danh sách kiểm tra cho mỗi thiết bị (hoặc mỗi loại thiết bị) và nhận được URL độc đáo của nó. Đây có thể là Mẫu Google, trang web nội bộ hoặc bất kỳ danh sách kiểm tra trực tuyến nào.

3. Tạo mã QR cho mỗi URL danh sách kiểm tra. Một số máy phát mã QR trực tuyến hỗ trợ tạo số lượng lớn làm cho điều này nhanh chóng. Tải lên danh sách các URL và tạo các mã trong vài phút. Bạn cũng có thể tùy chỉnh thiết kế với màu sắc hoặc logo của bạn để nhãn trông chuyên nghiệp.

4. In các mã QR trên nhãn bền và gắn mỗi nhãn vào thiết bị phù hợp ở một nơi dễ quét.

5. Bắt đầu sử dụng hệ thống. Các kỹ thuật viên mở máy ảnh điện thoại của họ, quét mã trên thiết bị, hoàn thành danh sách kiểm tra mở và gửi. Hồ sơ được lưu với thời gian và bất kỳ hình ảnh nào họ thêm.

Cách tiếp cận này giữ cho quá trình đơn giản. Máy phát trực tuyến xử lý việc tạo và thiết kế hàng loạt, vì vậy bạn dành ít thời gian tạo mã và nhiều thời gian hơn để nhận nhãn trên máy.

Lời khuyên thực tế cho kiểm tra thiết bị mã QR

Đặt nhãn ở mức mắt hoặc dưới một chút trên một bề mặt sạch sẽ, phẳng nơi các kỹ thuật viên có thể quét mà không cần leo hoặc di chuyển các bộ phận. Tránh dầu, bụi, nước, bảo vệ di chuyển và các khu vực nóng cao.Đối với điều kiện ngoài trời hoặc khắc nghiệt, sử dụngmáy in truyền nhiệt để tạonhãn chống thời tiết.

Giữ danh sách kiểm tra ngắn và chỉ tập trung vào các mục an toàn và hiệu suất quan trọng. Các hình thức dài làm chậm mọi người và làm giảm chất lượng hoàn thành. Tạo danh sách kiểm tra riêng biệt cho tần số kiểm tra khác nhau thay vì một mẫu lớn.

• Kiểm tra với một nhóm tài sản nhỏ trước. Có kỹ thuật viên thực sự quét và hoàn thành kiểm tra trong các ca phạm bình thường. Xác nhận biểu mẫu chính xác mở mỗi lần, nhãn vẫn có thể đọc được và quá trình cảm thấy nhanh hơn giấy trước khi mở rộng.

• Đối xử với nhãn là các bộ phận vĩnh viễn của thiết bị. Nhắc nhở nhân viên không bao phủ hoặc loại bỏ chúng trong khi làm sạch hoặc bảo trì. Bao gồm một kiểm tra thị giác nhanh chóng của nhãn trong các vòng thường xuyên.

Bắt đầu hệ thống kiểm tra thiết bị mã QR của bạn

Mã QR biến kiểm tra thiết bị thành một quá trình quét và hoàn thành đơn giản. Bạn giảm các lỗi phổ biến, tạo hồ sơ đáng tin cậy và làm cho kiểm toán ít căng thẳng hơn.

Tạo bộ mã QR đầu tiên của bạn ngay bây giờ. Chuẩn bị danh sách kiểm tra URL, tạo ra các mã, in nhãn, và chạy một thí điểm nhỏ. Hệ thống có thể hoạt động cùng một ngày.